Quy chế hoạt động

CÔNG TY CP VITEXCO E&C                             CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

                                            Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG

CỦA CÔNG TY CP VITEXCO E&C

 (Ban hành kèm theo Quyết định số  1509   /QĐ -NSC ngày  15   /   09   /2013

của Giám đốc Công ty)

 

         Để hoạt động của Công ty CP Vitexco E&C đi vào nếp, có tổ chức, kỷ luật, có khoa học đáp ứng được các yêu cầu về hoạt động sản xuất và quản lý của Công ty phù hợp với quy định hiện hành của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ tổ chức Hoạt động Công ty nhằm phấn đấu bộ máy tổ chức của Công ty ngày càng hoàn thiện, mang tính chuyên nghiệp cao và khoa học trong công tác quản lý, điều hành các hoạt động của Công ty. Phát huy được tính sáng tạo, chủ động trong công việc, nâng cao vai trò trách nhiệm và tự chịu trách nhiệm; tinh thần tập thể, đoàn kết, đồng nghiệp, phối hợp, hợp tác, văn minh doanh nghiệp của từng đơn vị trực thuộc (các phòng ban, các khối sản xuất, công trường, trung tâm, chi nhánh…) của từng cá nhân (thành viên Ban Giám đốc, cấp trưởng, cấp phó và công nhân viên) trong quá trình thực hiện các công việc được giao vì mục đích chung là Công ty ngày một phát triển có hiệu quả để đảm bảo được lợi ích của Công ty và của Người Lao động.

         Đồng thời các nội dung của quy chế là nguyên tắc cơ bản để thực hiện quản lý, điều hành Công ty. Công ty xây dựng và ban hành quy chế hoạt động (Quy chế) gồm các nội dung sau:

   

Chương I

NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG

 

           Điều 1:   Công ty CP Vitexco E&C (Công   ty) hoạt động và quản lý Kinh doanh, sản xuất theo luật doanh nghiệp, Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty (Điều lệ Công ty)

.          

           Điều 2:   Bam Giám đốc là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty

           Điều 3:   Ban Giám đốc là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty.

           Điều 4:   Giám đốc là Người Đại diện theo pháp luật của Công ty, là Người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty theo quy định của luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.

           Phó Giám đốc là Người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Giám đốc ủy quyền và phân công theo đúng các quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty.

           Điều 5:   Cơ cấu tổ chức điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty

  1. Công ty áp dụng cơ cấu trực tiếp – chức năng và giao việc kinh doanh để điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty.
  2. Nguyên tắc của cơ cấu trực tiếp – chức năng:

Theo cơ cấu này các đơn vị chức năng không có quyền ra lệnh trực tiếp cho những đơn vị khác (đơn vị thiết kế, kinh doanh, công trường, …). Các đơn vị chức năng chỉ tham mưu tư vấn, giúp Giám đốc  chuẩn bị ra quyết định, tìm ra những giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp. Các quyết định này được đưa xuống các đơn vị khác thông qua Người lãnh đạo của từng đơn vị. Có nghĩa là quyền quyết định những vấn đề ấy thuộc về Giám đốc và các đơn vị khác chỉ nhận mệnh lệnh từ một người.

  1. Nguyên tắc giao việc kinh doanh:

Là một số đơn vị trực thuộc ngoài phải thực hiện các nguyên tắc nêu trên sẽ được giao quyền chủ động kinh doanh trong hoạt động hàng ngày, có trách nhiệm báo cáo Giám đốc định kỳ hàng tháng, quý, năm về kết quả thực hiện hoặc đột xuất ngoài những việc kinh doanh được giao có phát sinh.

  1. Cơ cấu tổ chức điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty sẽ được điều chỉnh thay đổi để phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh từng thời kỳ của Công ty.

 

           Điều 6:   Các Đơn vị trực thuộc Công ty

           Các đơn vị trực thuộc Công ty bao gồm:

  1. Các đơn vị quản lý chức năng là các đơn vị thực hiện chức năng tham mưu, tư vấn, giúp Giám đốc tổ chức thực hiện các hoạt động trong toàn Công ty về sản xuất kinh doanh; quản lý nghiệp vụ: lao động, tài sản, kế toán, tài chính, hành chính,… theo đúng các chế độ chính sách của Nhà nước, của quy định của Ngành, của Công ty.
  2. Các đơn vị kinh doanh là các đơn vị trực tiếp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các mục tiêu, chỉ tiêu, kế hoạch sản xuất đã được Giám đốc phê duyệt về doanh thu, sản lượng, chi phí, hiệu quả,…v.v và thực hiện các nghiệp vụ liên quan theo đúng pháp luật của Nhà nước, của ngành, của Công ty.
  3. Các Chi nhánh là các đơn vị kinh tế phụ thuộc, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, có trụ sở làm việc, được sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản tại các Ngân hàng theo pháp luật. Trực tiếp tổ chức thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu sản xuất đã được Giám đốc phê duyệt về doanh thu, sản lượng, chi phí, hiệu quả và các yêu cầu khác của Công ty. Các Chi nhánh hoạt động theo Quy chế riêng đối với các chi nhánh để đảm bảo các Chi nhánh chủ động trong tổ chức sản xuất và hoạt động theo đúng các quy định của pháp luật Nhà nước, của ngành, của Công ty.
  4. Các đơn vị trực tiếp sản xuất bao gồm các đội thi công hiện trường, các tổ, xưởng sản xuất, có các tổ trưởng, đội trưởng để trực tiếp quản lý, vận hành sản xuất nhằm đạt hiệu quả về công việc, đảm bảo doanh thu, an toàn lao động theo đúng pháp luật Nhà nước, của ngành, của Công ty. Đồng thời, chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của các đơn vị liên quan.
  5. Bộ phận quản lý tài chính đầu tư dài hạn vào các Công ty khác để hoạt động theo Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Bộ phận này do Giám đốc quyết định thành lập để giúp Giám đốc đánh giá hiệu quả đầu tư.
  6. Các Ban do Giám đốc quyết định thành lập có mục tiêu, có thời gian hoạt động cụ thể để giúp Giám đốc thực hiện các việc liên quan đến công việc hàng ngày, hoặc đột xuất, sự cố kỹ thuật, bất khả kháng,…

      Các đơn vị trực thuộc sẽ thực hiện chế độ thủ trưởng (Thủ trưởng là Người điều hành cao nhất tại đơn vị để thực hiện các nghiệp vụ, quyền hạn của mình theo sự ủy quyền của Giám đốc). Đồng thời có trách nhiệm hợp tác, phối hợp với nhau để cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao với hiệu quả cao nhất.

  1. Số lượng, tên gọi, địa chỉ giao dịch của các đơn vị trực thuộc phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của Công ty từng thời kỳ sản xuất.

Trụ sở văn phòng Công ty tại số 802 tòa nhà CT7G khu đô thị Sparks Dương Nội, Hà Đông, Hà Nội.

  1. Các đơn vị quản lý chức năng: Phòng Kế hoạch và Đầu tư – Tiếp thị; Kế toán – Tài chính; Hành chính – Quản trị; Bộ phận quản lý tài chính đầu tư dài hạn; các Ban.
  2. Các đơn vị chuyên môn kỹ thuật: Phòng Thiết kế – Kỹ Thuật
  3. Trực tiếp sản xuất: ban Tư vấn giám sát, đội thi công

Các chi nhánh trong nước bao gồm: chi nhánh Tp. Ninh Bình, Đà Nẵng, Tp. Hồ Chí Minh. Các chi nhánh nước ngoài bao gồm: Chi nhánh Austrailia, Hàn Quốc, Lào, Myanmar. Địa chỉ theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh từng chi nhánh.

Điều 7:   Thành lập các đơn vị trực thuộc

           Trên cơ sở Giám đốc, ban Giám đốc thông qua mô hình và cơ cấu tổ chức kinh doanh từng thời kỳ của Công ty theo tờ trình của ban Giám đốc.

  • Giám đốc ký quyết định thành lập hoặc giải thể các đơn vị kinh tế phụ thuộc.
  • Giám đốc ký quyết định thành lập hoặc giải thể các đơn vị thuộc khối quản lý chức năng, khôi kinh doanh, trực tiếp sản xuất và các đơn vị khác theo thẩm quyền.

Chương II

CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ – QUYỀN HẠN

CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CÔNG TY

 

Điều 8:   Chức năng – Nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị quản lý chức năng:

           Các đơn vị quản lý chức năng bao gồm:

  1. Phòng Kế hoạch – Đầu tư – Tiếp thị
    • Chức năng:

Phòng Kế hoạch – Đầu tư – Tiếp thị

Là đơn vị quản lý nghiệp vụ và tổng hợp; Tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong việc tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh, tài chính hàng năm theo Nghị quyết của Ban Giám đốc, thực hiện công tác tiếp thị và thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của Ban Giám đốc về chiến lược phát triển Công ty, đầu tư tài chính, đầu tư dự án, …v.v

  • Nhiệm vu:
  1. Giúp Ban Giám đốc trong việc xây dựng mục tiêu chiến lược kinh doanh của Công ty theo kế hoạch hàng năm, trung hạn, dài hạn.
  2. Tham mưu cho Giám đốc trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu chiến lược kinh doanh của Công ty.
  3. Lập, theo dõi, tổng kết, đánh giá và đề xuất các biện pháp thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty.
  4. Chủ động tổ chức công tác tiếp thị của Công ty theo các ngành nghề kinh doanh của Công ty.
  5. Lập, tổ chức thực hiện các dự án theo yêu cầu của Ban Giám đốc về đầu tư tài chính dài hạn vào Doanh nghiệp khác, xây dựng, mua sắm tài sản theo đúng quy định của pháp luật Việt nam, quy định của Công ty và giúp Giám đốc thực hiện các dự án đó.
  6. Quản lý hồ sơ, theo dõi, đánh giá hoạt động của các Công ty liên doanh, chuẩn bị các hồ sơ liên quan và đề xuất những vấn đề thuộc thẩm quyền Ban Giám đốc hoặc Giám đốc về các quan điểm của Công ty đối với hoạt động của Công ty liên doanh nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên tại các cuộc họp của Công ty Liên doanh.
  7. Lưu trữ, quản lý các hồ sơ tài liệu của phòng theo quy định.
  8. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc và Giám đốc.
    • Quyền hạn:
  9. Góp ý Ban Giám đốc về các biện pháp tổ chức thực hiện hoặc điều chỉnh chiến lược phát triển của Công ty, với Giám đốc về các biện pháp thực hiện các mục tiêu kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ.
  10. Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị liên quan theo nhiệm vụ, quyền hạn của phòng.
  11. Tổ chức các cuộc họp về chuyên môn nghiệp vụ của Phòng.
  12. Yêu cầu các đơn vị liên quan cung cấp hồ sơ tài liệu, thông tin liên quan theo chỉ đạo của Giám đốc.
  13. Thay mặt Giám đốc làm việc, giao dịch với khách hàng liên quan đến nhiệm vụ của phòng.
  14. Thực hiện các quyền khác theo ủy quyền của Giám đốc, ban Giám đốc.

 

  1. Phòng Kế toán Tài chính
    • Chức năng:

Phòng Kế toán Tài chính là đơn vị quản lý chức năng nghiệp vụ chuyên ngành, giúp việc cho Giám đốc trong quản lý, điều hành về công tác kế toán, tài chính của toàn Công ty phù hợp với đặc điểm SXKD của Công ty, phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam, của cơ quan chủ quản, của Công ty để đảm bảo hoạt động của Công ty đạt hiệu quả cao.

  • Nhiệm vụ:
  1. Xây dựng và tổ chức thực hiện bộ máy kế toán của Công ty sau khi được Giám đốc phêp duyệt.
  2. Đề xuất cho Giám đốc trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính, tài sản của Công ty.
  3. Thực hiện kế hoạch sử dụng tài chính và cấp tài chính theo nhu cầu SXKD của Công ty.
  4. Thực hiện công tác kế toán, tài chính của Công ty theo đúng các quy định của pháp luật, quy định của Công ty.
  5. Lập các báo cáo kế toán thống kê theo quy định và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do các đơn vị trực thuộc khác lập.
  6. Giúp Giám đốc hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc và các bộ phận trong phòng thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ, phương pháp.
  7. Giúp Giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, hoạch toán kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và quyết toán với cấp trên.
  8. Giúp Giám đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong Công ty.
  9. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các đơn vị liên quan trong Công ty và cơ quan cấp trên theo quy định.
  10. Tham gia xây dựng, góp ý cho các quy định, định mức kinh tế, kỹ thuật của Công ty.
  11. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc, ban Giám đốc.
  • Quyền hạn:
  1. Đề xuất với Giám đốc các biện pháp cụ thể về quản lý vốn, tài sản để đảm bảo sản xuất kinh doanh của Công ty, bảo toàn và phát triển được vốn; kiểm tra tình hình thực hiện nghiệp vụ kế toán, thống kê và quản lý Thu-Chi tài chính tại các đơn vị trực thuộc.
  2. Đề xuất khen thưởng các cá nhân, đơn vị thực hiện tốt công tác kế toán – tài chính trong Công ty và xử lý kỷ luật những cá nhân và đơn vị vi phạm.
  3. Đề nghị các đơn vị trong Công ty cung cấp số liệu, hồ sơ có liên quan đến nghiệp vụ kế toán tài chính để tổng hợp.
  4. Có quyền từ chối các khoản chi tiêu không đúng chế độ, mua sắm vật tư, tài sản không đáp ứng yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh, không có kế hoạch hoặc đột xuất không có lệnh của Giám đốc.
  5. Không thanh toán bất kỳ trường hợp nào thấy sai sót, không hợp lệ, không đúng thủ tục, chứng từ bị tẩy xóa và vật tư, tài sản, hàng hóa không đúng quy cách, phẩm chất theo Hợp đồng mua bán.
  6. Tổ chức các cuộc họp (nội bộ, khách hàng, tập huấn nghiệp vụ) theo nhiệm vụ của Phòng.
  7. Thay mặt Giám đốc tiếp và làm việc với khách hàng theo chức năng nhiệm vụ của Phòng.
  8. Thực hiện các quyền khác theo ủy quyền của Giám đốc, ban Giám đốc.
  1. Phòng Hành chính – Quản trị
    • Chức năng:

Phòng Hành chính – Quản trị là đơn vị nghiệp vụ tổng hợp có nhiệm vụ vừa tham mưu giúp Giám đốc, thực hiện nghiệp vụ về lĩnh vực tổ chức, quản trị nhân sự, chế độ chính sách liên quan đến Người lao động, quản trị tài sản, hành chính của toàn Công ty vừa trực tiếp thực hiện quản trị tài sản, hành chính ở trụ sợ văn phòng Công ty.

  • Nhiệm vụ:
  1. Tham mưu cho Giám đốc về phương án kiện toàn tổ chức, bộ máy quản lý theo hướng gọn và hoạt động có hiệu quả.
  2. Giúp Giám đốc thực hiện công tác quản trị nhân sự (lao động, tiền lương, chính sách chế độ, tuyển dụng, đào tạo,…v.v) của Công ty.
  3. Giúp Giám đốc thực hiện công tác quản trị tài sản (nhà, đất, xe cộ, …), hành chính thông tin liên lạc, văn thư, lưu trữ, hệ thống tin học,..v.v của Công ty.
  4. Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, an ninh trật tự và an toàn vệ sinh, lao động của Công ty.
  5. Thực hiện công tác hành chính, quản trị (hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân, thư viện, quản lý tài sản, cơ sở vật chất được giao, đội xe văn phòng,…) ở văn phòng.
  6. Xây dựng, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định, định mức của Công ty về quản trị nhân sự, quản trị tài sản, hành chính.
  7. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc, ban Giám đốc.
    • Quyền hạn:
  8. Chứng nhận và xác nhận lý lịch Người lao động theo phân cấp quản lý.
  9. Thừa lệnh Giám đốc triệu cuộc họp thuộc lĩnh vực, phạm vi nhiệm vụ của phòng để phổ biến, hướng dẫn thực hiện, giải pháp,…
  10. Là thành viên của các Hội đồng: nâng lương, khen thưởng, tuyển dụng lao động, kỷ luật.
  11. Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nội quy lao động của Người lao động.
  12. Kiểm tra về hình thức các văn bản của Công ty gửi đi trước khi đóng dấu.
  13. Thay mặt Giám đốc tiếp và làm việc với khách về những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của Phòng.
  14. Thực hiện các quyền khác theo yêu cầu của Giám đốc, ban Giám đốc.

Điều 9:   Chức năng – Nhiệm vụ và Quyền hạn của các đơn vị chuyên môn kỹ thuật.

           Các đơn vị chuyên môn kỹ thuật bao gồm: Phòng Thiết kế – Kỹ thuật

  1. Chức năng:
  2. Phòng Thiết kế – Kỹ thuật là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của Công ty, có chức năng tham mưu cho Giám đốc, ban Giám đốc về công tác kỹ thuật thi công, chất lượng công trình của các dự án công ty thi công.
  3. Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các công trình, dự án làm cơ sở để hoạch toán, đấu thầu và kỹ kết các hợp đồng kinh tế.
  4. Quan hệ với các chủ đầu tư, tư vấn giám sát và các ngành liên quan để giải quyết công việc trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.
  5. Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp thi công tối ưu.
  6. Nhiệm vụ:
  7. Tham mưu giúp lãnh đạo Công ty lập và trình duyệt công tác kỹ thuật, các biện pháp thi công, biện pháp xử lý sự cố kỹ thuật của các dự án và các quy định về quản lý XDCB hiện hành.
  8. Giám sát, chỉ đạo về kỹ thuật thi công các dự án của đơn vị bảo đảm chất lượng và tiến độ xây dựng theo thiết kế.
  9. Tổ chức lập phương án, bảo vệ phương án thiết kế cho các dự án xây dựng của Công ty.
  10. Phối hợp với phòng Kế Hoạch – Đầu Tư – Tiếp thị trong việc lập biện pháp thi công cho các hồ sơ đấu thầu, lập hồ sơ nghiệm thu A-B-TK của các dự án thi công.
  11. Hướng dẫn cho các đơn vị thi công thực hiện đúng quy trình, quy phạm kỹ thuật thi công, quy định về đảm bảo an toàn lao động, an toàn giao thông trên công trường. Phối hợp với các đơn vị làm hồ sơ hoàn công và chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ trước khi trình lãnh đạo duyệt.
  12. Tham mưu và tư vấn cho Giám đốc trong việc áp dụng các tiến bộ KHKT mới, vật liệu mới trong kỹ thuật xây dựng.
  13. Chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ kỹ thuật của các dự án, hồ sơ kỹ thuật phải được cập nhật thường xuyên và khép kín các giai đoạn.
  14. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các sự cố kỹ thuật của các dự án do Công ty thiết kế, thi công.
  15. Cán bộ kỹ thuật công trường chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc xác nhận khối lượng thực hiện của các đơn vị thi công và phải bồi thường thiệt hại (nếu có) khi xác nhận khối lượng thực hiện cho các đơn vị không đúng với thực tế.
  16. Thành viên thường trực của Hội đồng thẩm định, nghiệm thu các dự án do Công ty đầu tư, Hội đồng thanh lý và đầu tư thiết bị, Hội đồng xây dựng các định mức kinh tế – kỹ thuật, thành viên các Hội đồng khác có liên quan.
  17. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc, ban Giám đốc phân công.
  18. Quyền hạn:
  19. Có quyền đề nghị kiểm tra đột xuất về mặt kỹ thuật, chất lượng các công trình đang thiết kế, thi công của Công ty
  20. Có quyền đình chỉ thi công và lập biên bản xử lý kỹ thuật khi các đơn vị thi công không đảm bảo chất lượng hoặc không đúng thiết kế.
  21. Đề xuất với lãnh đạo Công ty thay đổi đơn vị thi công khi cố tình làm chậm trễ tiến độ hoặc thi công không đúng kỹ thuật đã được nhắc nhở nhiều lần.

Điều 10:   Chức năng – Nhiệm vụ và Quyền hạn của các Chi nhánh.

  1. Chức năng:

Các Chi nhánh là đơn vị kinh tế phụ thuộc, vừa tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong việc hoạch định chiến lược phát triển của Chi nhánh tại địa phương nơi đặt trụ sở và vừa tổ chức thực hiện các ngành nghề kinh doanh của Chi nhánh theo giấy phép đăng ký kinh doanh để kinh doanh ngày càng đạt hiệu quả.

  1. Nhiệm vụ:
  2. Đề xuất Giám đốc trong việc xác định chiến lược kinh doanh của các chi nhánh để phù hợp với nhiệm vụ của Công ty và các biện pháp quản lý chi nhánh (tài sản, lao động) trong từng thời kỳ.
  3. Tổ chức thực hiện các ngành nghề kinh doanh để đảm bảo việc kinh doanh của các Chi nhánh đạt được hiệu quả cao nhất.
  4. Thực hiện kinh doanh của chi nhánh đúng theo pháp luật của chính phủ, quy định của địa phương nơi đặt trụ sở và các quy chế quy định của Công ty.
  5. Quản lý tốt và có hiệu quả tài sản được giao (vốn, nhà cửa, đất, ô tô và các phương tiện khác).
  6. Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định, định mức về nội quy, quản lý tài sản của chi nhánh sau khi được Giám đốc phê duyệt.
  7. Thực hiện được nghiệp vụ kế toán, thống kê theo quy chế quản lý tài chính của Công ty và hướng dẫn của phòng KTTC
  8. Thực hiện chế độ báo cáo, tổng kết, đánh giá hoạt động của Chi nhánh và công tác hành chính, văn thư, lưu trữ theo quy định Công ty.
  9. Thực hiện công tác tiếp thị để tạo them nhiều khách hàng và công việc cho chi nhánh.
  10. Phối hợp với các phòng liên quan, các chi nhánh khác để ngày càng nâng cao hiệu quả sản xuất của Công ty.
  11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc, ban Giám đốc giao.
  12. Quyền hạn:
  13. Quản lý, sử dụng vốn, tài sản và các nguồn lực khác do Công ty ủy thác để thực hiện nhiệm vụ được giao.
  14. Đề xuất với Giám đốc về tổ chức bộ máy quản lý, điều hành, sử dụng lao động và các chế độ chính sách liên quan đến lao động.
  15. Chủ động giao dịch và đàm phán với khách hàng về các hoạt động dịch vụ để tạo them nhiều sản phẩm cho chi nhánh.
  16. Tổ chức các cuộc họp (nội bộ, hội nghị khách hàng,..) liên quan đến nhiệm vụ của Chi nhánh.
  17. Thay mặt Giám đốc làm việc với khách hàng, cơ quan quản lý địa phương về những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của Chi nhánh.
  18. Thực hiện các quyền khác theo yêu cầu của Giám đốc, ban Giám đốc.

Chương III

NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, TRÁCH NHIỆM VÀ NGHĨA VỤ

CỦA CÁC CÁN BỘ QUẢN LÝ, CÔNG NHÂN VIÊN

TRONG CÔNG TY

               Điều 11:   Nhiệm vụ và quyền hạn của Cán bộ quản lý nghiệp vụ

  1. Cấp trưởng gồm:

Kế toán trưởng, Trưởng phòng, ban, Giám đốc các chi nhánh do Giám đốc ký hợp đồng lao động tuyển dụng và bổ nhiệm, miễn nhiệm, trả lương, khen thưởng, kỷ luật. Riêng Kế toán trưởng trước khi ký quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, Giám đốc tham khảo ý kiến ban Giám đốc. Cấp trưởng là Người giúp việc cho Giám đốc theo từng lĩnh vực, chứng năng. Cấp trưởng có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

  • Nhiệm vụ:
  1. Cấp trưởng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao của đơn vị và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động của đơn vị mình.
  2. Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản, nhân lực và chỉ huy một cách một cách chủ động sáng tạo mọi hoạt động của đơn vị nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao.
  3. Xây dựng đoàn kết nội bộ, lãnh đạo đơn vị đảm bảo nguyên tắc dân chủ, chấp hành tốt các chính sách và pháp luật của Nhà nước, quy định của Công ty.
  4. Chỉ đạo xây dựng, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện tốt các định mức kinh tế, kỹ thuật, các quy trình, quy phạm về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ và trật tự an toàn cơ quan đơn vị – xã hội đối với đơn vị mình phụ trách.
  5. Tổng hợp đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, kết quả thực hiện của đơn vị mình, nắm bắt kịp thời các thông tin liên quan đến nhiệm vụ của đơn vị mình để đề ra phương hướng và biện pháp thực hiện.
  6. Quan tâm chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho công nhân viên, thực hiện dân chủ công bằng của mọi người trong đơn vị.
  7. Tổ chức các cuộc họp nội bộ, đơn vị thường kỳ hoặc đột xuất theo quy định của Công ty để thông báo tình hình chung của công ty, của đơn vị, các chủ trương, quy định của Công ty
    • Quyền hạn:
  8. Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến điều động lao động, nghiệp vụ chuyên môn, kinh doanh của đơn vị để điều hành hoạt động hàng ngày của đơn vị mình theo phân cấp quản lý của Công ty.
  9. Đề nghị khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc lương hàng năm, mức lương và các chế độ khác của Người lao động trong đơn vị. Tham gia ý kiến trong việc tiếp nhận, thuyên chuyển công tác đối với Công nhân viên thuộc quyền.
  10. Đề xuất định biên của đơn vị mình và giao nhiệm vụ cho công nhân viên thuộc phạm vi của mình phụ trách và đánh giá thực hiện nhiệm vụ của họ.
  11. Thay mặt Giám đốc làm việc với khách hàng và tham gia thỏa thuận xây dựng các Hợp đồng kinh tế, dân sự về những vấn đề có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
  12. Tham dự các cuộc họp của Công ty có liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị hoặc cử cán bộ của đơn vị tham dự (Khi được người chủ trì cuộc họp cho phép).
  13. Được thừa lệnh của Giám đốc ký các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc Công ty, ký các văn bản giao dịch ngang cấp với đơn vị ngoài về nghiệp vụ và các văn bản khác theo ủy quyền của Giám đốc và quy định của Công ty.
  14. Yêu cầu các đơn vị khác trong Công ty phối hợp với đơn vị mình và chủ động phối hợp với các cơ quan cấp trên, cơ quan chức năng có liên quan để thực hiện nhiệm vụ của mình theo chỉ đạo của Giám đốc, ban Giám đốc.
  15. Yêu cầu các đơn vị trong Công ty có liên quan cung cấp những thông tin, hồ sơ, tài liệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ quản lý và sản xuất của đơn vị theo chỉ đạo của Giám đốc.
  16. Đề nghị chi phí tiếp khách, phí môi giới, hoa hồng (nếu có).
  17. Quyết định các chi phí liên quan đến đơn vị để thực hiện tiết kiệm chi phí, chống lãng phí.
  18. Từ chối thực hiện những quyết định của Giám đốc, ban Giám đốc nếu thấy trái pháp luật,… điều lệ Công ty, các quy định hiện hành của Công ty.
  19. Được quyền phản biện hoặc bảo lưu ý kiến của mình trong các cuộc họp sản xuất hoặc Công ty tổ chức lấy ý kiến cá nhân.
  20. Thực hiện các quyền khác theo yêu cầu của Giám đốc, ban Giám đốc.
  21. Cấp phó (nếu có) bao gồm:

Phó kế toán trưởng, Phó phòng, Phó Giám đốc các Chi nhánh do Giám đốc ký hợp đồng Lao động tuyển dụng và bổ nhiệm, miễn nhiệm, trả lương, khen thưởng, kỷ luật sau khi tham khảo ý kiến của cấp trưởng. Cấp phó là người giúp việc cho cấp trưởng theo lĩnh vực công việc được phân công.

Việc bổ nhiệm cấp phó chỉ trong trường hợp thực sự cần thiết do nhu cầu sản xuất của đơn vị về khối lượng, độ phức tạp của chuyên môn nghiệp vụ.

Cấp phó có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:

  • Nhiệm vụ:
  1. Tổ chức, triển khai, điều hành thực hiện có hiệu quả cao về khồi lượng công việc được phân công và chịu trách nhiệm trước cấp trưởng.
  2. Tham mưu và giúp việc cho cấp trưởng trong quá trình lãnh đạo, điều hành các công việc chung của đơn vị mình.
  3. Điều hành, lãnh đạo những công việc chung của đơn vị mình khi được ủy quyền.
  4. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trưởng.
    • Quyền hạn:
  5. Điều hành quản lý phần trách nhiệm được phân công, chủ động sáng tạo giải quyết công việc được phân công đúng theo chế độ chính sách của Nhà nước, quy định của Công ty và báo cáo cho cấp trưởng biết.
  6. Giao nhiệm vụ cho Người lao động và đánh giá việc thực hiện của Người lao động thuộc phạm vi của mình phụ trách.
  7. Tiếp và làm việc với khách hàng về những vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ do mình phụ trách.
  8. Tham gia các cuộc họp Công ty có liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị (Khi được Người chủ trì cuộc họp cho phép).
  9. Được ký văn bản, chứng từ,… liên quan đến nhiệm vụ của mình phụ trách nếu được cấp trưởng ủy quyền.
  10. Từ chối thực hiện những quyết định của cấp trưởng nếu thấy trái pháp luật, Điều lệ Công ty, các quy định của Công ty.
  11. Thực hiện các quyền khách theo yêu cầu của cấp trưởng.

Điều 12:   Các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý nghiệp vụ của Công ty ngoài thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định ở điều 11 của bản quy chế này, còn phải thực hiện tốt nghĩa vụ chung của mình tại điều 16 của Điều lệ Công ty.

 

Điều 13:   Trách nhiệm và nghĩa vụ của các chuyên viên, kỹ sư, nhân viên, công nhân:

                  Các chuyên viên, kỹ sư, nhân viên, công nhân (nhân viên) là Người thuộc định biên lao động ở các đơn vị trực thuộc Công ty; là Người trực tiếp giải quyết công việc hàng ngày được giao về nghiệp vụ, chuyên môn do Giám đốc hoặc Người được ủy quyền ký Hợp đồng lao động tuyển dụng và chấm dứt Hợp đồng lao động theo pháp luật lao động, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của cán bộ quản lý nghiệp vụ ở đơn vị nơi mình công tác. Trong quá trình giải quyết công việc phải trung thực, mẫn cán, chủ động sáng tạo, có tinh thần hợp tác với đồng nghiệp và phải thực hiện tốt trách nhiệm, nghĩa vụ của mình theo các nội dung Hợp đồng lao động đã ký và các quy định khác của Công ty để đảm bảo hoàn thành được nhiệm vụ với kết quả cao nhất. Đồng thời có quyền bảo lưu ý kiến của mình hoặc từ chối thực hiện những quyết định của cán bộ trực tiếp quản lý nếu thấy trái với pháp luật và các quy định của Công ty.

             

Chương IV

MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC VÀ LỀ LỐI LÀM VIỆC

 

Điều 14:   Mối quan hệ công tác:

                  Cơ cấu tổ chức của Công ty thực hiện theo mô hình trực tuyến, chức năng và giao việc kinh doanh nên mối quan hệ công tác được quy định như sau:

  1. Mối quan hệ công tác giữa Giám đốc, ban Giám đốc và các đơn vị được thực hiện theo mô hình trực tuyến. Các đơn vị nhận lệnh từ Giám đốc hoặc chỉ đạo từ Phó Giám đốc. Các đơn vị phải chấp hành đúng quy định về tham mưu, báo cáo và phản hồi thông tin.
  2. Mối quan hệ giữa các đơn vị trong Công ty là mối quan hệ hợp tác, hỗ trợ, hướng dẫn, kiểm tra để cùng hoàn thành nhiệm vụ của Công ty. Các đơn vị phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu cân thiết cho nhau theo chỉ đạo của Giám đốc nhằm hoàn thành tốt các công tác hoạch định, tổ chức thực hiện và quản lý chuyên môn nghiệp vụ đạt hiệu quả cao nhất.
  3. Mối quan hệ công tác giữa các đơn vị có liên quan với các chi nhánh là mối quan hệ chức năng. Các đơn vị liên quan được Giám đốc ủy quyền quản lý theo chức năng có trách nhiệm hướng dẫn và quản lý hoạt động theo quy định của Công ty đối với các Chi nhánh.
  4. Các chi nhánh phải chấp hành báo cáo theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ của các đơn vị liên quan.
  5. Đơn vị trực tiếp được Giám đốc giao việc kinh doanh (khoán) thì thực hiện theo chỉ đạo của Giám đốc về việc khoán kinh doanh đó.

Điều 15:   Lề lối làm việc:

  1. Các văn bản và báo cáo về tình hình hoạt động của Công ty gửi các cơ quan quản lý cấp trên, các cơ quan chức năng, các văn bản, quyết định, quy định liên quan đến hoạt động chung của Công ty, các hợp đồng kinh tế, các hồ sơ liên quan đến công tác tài chính kế toán và công tác tổ chức nhân sự do Giám đốc ký.
  2. Phó Giám đốc được thừa lệnh ủy quyền ký thay Giám đốc các văn bản giải quyết công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và các văn bản khác (quyết định, Hợp đồng lao động, Hợp đồng kinh tế, các hồ sơ, …) nếu được Giám đốc ủy quyền và báo cáo lại Giám đốc.
  3. Phó Giám đốc có quyền chỉ đạo các đơn vị giải quyết những vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ được giao và báo cáo lại cho Giám đốc.
  4. Giám đốc và Phó Giám đốc sẽ thực hiện phân công công việc cụ thể để bộ máy quản lý điều hành của Công ty hoạt động có hiệu quả và nâng cao trách nhiệm.
  5. Khi Giám đốc đi vắng: công tác, nghỉ phép, ốm đau,… thì ủy quyền cho Phó Giám đốc chỉ đạo hoạt động của Công ty.

Trường hợp cả Giám đốc và Phó Giám đốc đều đi vắng thì Giám đốc ủy quyền cho Trưởng phòng Hành chính Quản trị hoặc một cấp trưởng đơn vị tạm thời chỉ đạo hoạt động Công ty.

  1. Khi cấp trưởng đi công tác vắng, nghỉ phép, ốm đau,… Thì ủy quyền cho cấp phó (nếu có) hoặc một nhân viên trong đơn vị để duy trì hoạt động đơn vị.

Điều 16:   Biên chế – Định biên của các đơn vị trong Công ty do Giám đốc quyết định trên cơ sở thông qua hàng năm về mô hình, cơ cấu tổ chức và tổng số lao động chung của Công ty. Biên chế của các đơn vị phù hợp với nhiệm vụ của từng đơn vị trên cơ sở tinh gọn, đảm bảo chất lượng đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ và quản lý sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.

 

Điều 17:   Lập chương trình kế hoạch công tác

  1. Chương trình công tác của Công ty là các kế hoạch công tác thực hiện trong năm bao gồm các loại: năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần.
  1. Nội dung của các chương trình công tác:
    • Đại hội: thường kỳ hoặc đột xuất, Đại hội Người Lao động, Đại hội Đảng bộ, Đại hội tổ chức quần chúng.
    • Họp: Định kỳ hoặc đột xuất của Công ty; tổng kết, phổ biến cho Ngưởi lao động về các chủ trương chính sách của Đảng, Nhà nước và Công ty; Giao ban sản xuất, chuyên đề; và các cuộc họp theo yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên.
    • Hội nghị: Dự hội nghị của các tổ chức trong và ngoài nước theo nhu cầu của Công ty, hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý Nhà nước.
    • Kế hoạch đi công tác: Trong nước và nước ngoài của ban Giám đốc, cán bộ quản lý nghiệp vụ, nhân viên (nếu có) để dự các cuộc họp, Hội nghị, tập huấn và kiểm tra, chỉ đạo, sửa chữa,…
  1. Lập kế hoạch và thông qua
    • Đối với kế hoạch công tác năm
  2. Chậm nhất ngày 25/12 hàng năm, Giám đốc, phó Giám đốc và cấp trưởng các đơn vị gửi chương trình công tác năm cho Phòng Hành chính tập hợp và trình Giám đốc phê duyệt chậm nhất ngày 31/12 hàng năm.
  3. Đối với tổ chức Đảng, quần chúng (Công Đoàn, Đoàn TN) cũng lập chương trình công tác tổ chức gửi Giám đốc để thông qua.
  4. Trên cơ sở chương trình công tác năm đã được phê duyệt Phòng Hành chính quản trị tổ chức thực hiện với chương trình của ban Giám đốc, các trưởng đơn vị tổ chức thực hiện chương trình của đơn vị mình.
    • Đối với kế hoạch công tác 6 tháng, quý, tháng
  5. Các bộ phận và đơn vị lập chương trình cụ thể và thực hiện về công tác 6 tháng, quý, tháng theo tinh thần kế hoạch công tác năm đã được phê duyệt.
  6. Trường hợp chương trình công tác phát sinh, đột xuất thì báo cáo Giám đốc để có ý kiến chỉ đạo và tổ chức thực hiện.
    • Đối với kế hoạch công tác tuần
  7. Ở văn phòng Công ty: thư ký Giám đốc và các phòng, ban gửi nội dung kế hoạch tuần, chậm nhất vào ngày thứ 6 hàng tuần cho Phòng Hành chính quản trị để tổng hợp, lên lịch công tác tuần và gửi các đơn vị chậm nhất vào ngày thứ hai.
  8. Ở các Chi nhánh do các Chi nhánh lập lịch công tác và gửi fax về cho Phòng hành chính quản trị trong ngày Thứ Bảy hàng tuần.

Điều 18:   Chế độ họp hành:

  1. Chế độ họp hành của Công ty phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
    • Các loại cuộc họp: Họp tuần, tháng, họp 6 tháng, họp Năm, thành phần tham dự do Người chủ trì cuộc họp quyết định, Người dự họp phải đảm bảo đúng thành phần nếu ủy quyền cho Người khác dự họp phải được sự chấp nhận của Người Chủ trì cuộc họp. Người được mời hợp chỉ được vắng mặt vì lý do chính đáng (đi công tác, ốm đau), việc ủy quyền và lý do vắng mặt phải báo cáo cho Người chủ trì cuộc họp trước hai ngày.
    • Nội dung cuộc họp do Người chủ trì cuộc họp chuẩn bị trình bày hoặc chỉ đạo đơn vị, cá nhân liên quan chuẩn bị và trình bày. Tùy theo tính chất cuộc họp mà nội dung cuộc họp được trình bày bằng văn bản hoặc thuyết trình. Nội dung cuộc họp và các tài liệu liên quan phải được gửi trước tối thiểu 02 ngày của cuộc họp cho những Người được dự họp.
    • Địa điểm và thời gian họp:

Các thông báo về cuộc họp phải ghi rõ địa điểm, thời gian bắt đầu họp và thời gian dự kiến kết thúc.

  • Thông báo họp bằng hình thức ghi trong lịch công tác tuần hoặc giấy mời hoặc sổ mời họp hoặc qua điện thoại và Người được mời họp phải đảm bảo đã nhận được thông báo mời họp.
  1. Các cuộc họp
    • Họp tuần:
      • Thành phần tham dự, nội dung, địa điểm và thời gian thực hiện theo lịch công tác tuần.
      • Họp để giải quyết công việc phát sinh theo nhu cầu sản xuất kinh doanh, tổ chức, nhân sự,..v.v của Công ty và theo yêu cầu của các đơn vị.
    • Họp tháng:
      • Họp giao ban sản xuất định kỳ vào ngày thứ sáu của tuần thứ nhất trong tháng để tổng kết các công việc đã làm của tháng và bàn về các công việc phải làm, biện pháp và phân công trách nhiệm,… của tháng và quý tiếp theo. Thành phần dự họp Ban Giám đốc, cấp trưởng đơn vị, Chi nhánh, mời đại diện Đảng ủy, Công Đoàn (nếu cần).
    • Họp 6 tháng:
      • Họp đánh giá kết quả 6 tháng đầu năm và bàn biện pháp thực hiện công việc 6 tháng cuối năm. Thời gian họp trong tuần thứ hai của tháng 7 hàng năm.
      • Họp đánh giá kết quả 6 tháng cuối năm, tổng kết sơ bộ kết quả cả năm và dự kiến kế hoạch năm tiếp theo. Thời gian họp trong tuần thứ hai của tháng một hàng năm.

        Thành phần dự họp: ban Giám đốc, các trưởng đơn vị, Giám đốc các Chi nhánh (nếu cần). Mời đại diện Đảng ủy, Công đoàn, ĐTN (nếu cần).

  • Họp năm: Thông qua kết quả sản xuất kinh doanh của năm đó và kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm tiếp theo của Công ty và các đơn vị. Thời gian họp trong tuần thứ hai của tháng Hai hàng năm.

Thành phần dự họp: ban Giám đốc, các trưởng đơn vị, mời đại diện Đảng ủy, Công đoàn

  1. Các cuộc họp khác:
    • Các cuộc họp của ban Giám đốc do ban Giám đốc quyết định về địa điểm, thời gian, thành phận dự nội dung cuộc họp và phòng Hành chính của Công ty có trách nhiệm đảm bảo tổ chức cuộc họp theo yêu cầu của ban Giám đốc.
    • Các cuộc họp của tổ chức Đảng, Công Đoàn, ĐTN (Họp Đảng Ủy, chi bộ, Họp BCH Công Đoàn, ĐTN) do các tổ chức đó thực hiện theo quy định của từng tổ chức, nếu các cuộc họp tổ chức trong giờ làm việc phải có ý kiến chấp thuận của Giám đốc.
    • Họp đột xuất: Để giải quyết những công việc đột xuất theo yêu cầu cấp trên hoặc theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Thành phần dự họp phụ thuộc vào tính chất của công việc đột xuất.
    • Họp nội bộ các đơn vị, họp thường kỳ một lần/quý để phổ biến tình hình chung của Công ty và tình hình của đơn vị; Họp đột xuất theo yêu cầu của Công ty và nhu cầu của đơn vị do cấp trưởng quy định thời gian, địa điểm họp.

Điều 19:    Chế độ giải quyết công việc:

  1. Giám đốc: Giải quyết những công việc mang tính nguyên tắc của Công ty quyết định về chủ trương, biện pháp, thời gian, tổ chức điều hành mọi hoạt động của Công ty theo kế hoạch và đột xuất; kiểm tra việc thực hiện của các đơn vị; làm việc với các cơ quan cấp trên theo yêu cầu; làm việc và đàm phán với các đơn vị trong và ngoài nước theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
  2. Phó Giám đốc: Giải quyết những công việc trong và ngoài Công ty theo ủy nhiệm của Giám đốc.
  3. Các cấp trưởng đơn vị trực thuộc giải quyết những công việc mang tính tác nghiệp cụ thể về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật, thời gian thực hiện,…
  4. Các đơn vị trực thuộc muốn làm việc với ban Giám đốc phải có trách nhiệm chuẩn bị tốt nội dung và tài liệu liên quan.
  5. Phòng hành chính quản trị có trách nhiệm bố trí địa điểm, thời gian làm việc theo kế hoạch lịch công tác tuần hoặc đột xuất.
  6. Những vấn đề cấp bách, các đơn vị trực thuộc phải báo cáo, thỉnh thị ngay với Giám đốc hoặc Phó Giám đốc về công việc được phân công bao gồm:
  7. Các trường hợp bất khả kháng: hỏa hoạn, bão lụt, tai nạn lao động, mất điện, nước.
  8. Các trường hợp vượt quá thẩm quyền giải quyết theo quy định của Công ty hoặc ngoài kế hoạch đã được Giám đốc phê duyệt.

Điều 20:    Ký ban hành văn bản và quản lý văn bản

  1. Hình thức ký và nội dung ký của Giám đốc, Phó Giám đốc, bán bộ quản lý nghiệp vụ thực hiện theo quyền hạn của mình đã được quy định tại quy chế này và theo quy định của Công ty về công tác văn thư.
  2. Quá trình hình thành văn bản
    • Dự thảo các văn bản thuộc thẩm quyền ban Giám đốc ký
  3. Đối với các văn bản theo yêu cầu cấp trên hoặc theo nghiệp vụ chung của Công ty thì ban Giám đốc trực tiếp hoặc chỉ đạo các đơn vị hoặc cá nhân liên quan soạn dự thảo.
  4. Đối với các văn bản do nhu cầu sản xuất kinh doanh chung của Công ty mà cấp trưởng đơn vị chủ động đề xuất ra văn bản thì cấp trưởng đơn vị đó lập dự thảo văn bản trình Ban Giám đốc phê duyệt mới được đánh máy chính thức.
    • Dự thảo các văn bản do đơn vị trực tiếp soạn mà thuộc thẩm quyền của cấp trưởng đơn vị ký thừa lệnh hoặc Giám đốc Chi nhánh ký thì không phải thông qua Ban Giám đốc.
  5. Khi trình ban Giám đốc hoặc cấp trưởng ký phải có hồ sơ đính kèm và phải có tờ trình của Người có trách nhiệm.
  6. Các văn bản phát hành phải được đăng ký lưu trữ ở bộ phận văn thư theo quy định của Công ty về công tác văn thư.

Điều 21:    Tiếp khách và đi công tác

  1. Tiếp khách:
    • Các loại khách đến Công ty (Khách trong nước và ngoài nước): Khách đến quan hệ công tác, thăm xã giao, đến yêu cầu, chất vấn về việc riêng.
    • Tiếp khách: Theo nguyên tắc chức năng nhiệm vụ của ai, Giám đốc, Phó Giám đốc, cấp trưởng, cấp phó và nhân viên các đơn vị thì do Người đó giải quyết.
    • Thời gian tiếp khách của Ban Giám đốc, cấp trưởng đơn vị được ghi rõ trong lịch công tác tuần.
    • Trình tự tiếp khách đến Công ty:
  2. Nếu khách đến Công ty theo kế hoạch đã hẹn trước, đã được Người có trách nhiệm chấp thuận thì khách của ai, người đó phải thông báo trước cho thường trực để thường trực có trách nhiệm đưa đón khách gặp những Người có trách nhiệm đó.
  3. Nếu khách đến không hẹn trước, thì thường trực phải liên hệ điện thoại vời Người có trách nhiệm liên quan để đồng ý hoặc không đồng ý tiếp.
  4. Đi công tác:
    • Tất cả CB-CNV đi công tác phải có tờ trình về đi công tác (Có nội dung công việc, địa điểm, thời gian, phương tiện đi lại, chi phí công tác,…) và được người có thẩm quyền phê duyệt. Đông thời, khi kết thúc chuyến công tác phải có trách nhiệm báo cáo lại kết quả cho Người có trách nhiệm.
    • Công ty sẽ ban hành quy định cụ thể về chế độ công tác áp dụng trong Công ty.

Điều 22:    Chế độ thông tin báo cáo

  1. Trách nhiệm báo cáo:

Phó Giám đốc báo cáo với Giám đốc; các cấp trưởng báo cáo với Giám đốc hoặc Phó Giám đốc theo lĩnh vực được ủy quyền, cấp phó báo cáo với cấp trưởng, các nhân viên báo cáo với cấp trưởng hoặc cấp phó đơn vị.

  1. Nội dung báo cáo:
    • Báo cáo riêng: là báo cáo liên quan nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị và cá nhân về tình hình thực hiện SXKD, nghiệp vụ, chuyên môn. Các báo cáo phải đính kèm các số liệu và có so sánh. Hoặc các nội dung khác theo nhu cầu.
    • Báo cáo chung: là các bản báo cáo của Công ty về kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình lỗ, lãi. Bảng cân đối kế toán, kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình tổ chức nhân sự, thực hiện các dự án,…
  2. Hình thức vào thời gian báo cáo:
    • Báo cáo ngày: chỉ báo cáo những công việc ngoài thẩm quyền giải quyết hoặc đột xuất cho Người có trách nhiệm bằng hình thức gặp trực tiếp hoặc bằng văn bản (gửi trực tiếp, qua fax, Email). Thời gian báo cáo: trong ngày.
    • Báo cáo tuần:

Chỉ báo cáo những công việc chưa hoàn thành theo kế hoạch mà làm ảnh hưởng chung nhiệm vụ của Công ty hoặc của đơn vị cho Người có trách nhiệm. Hình thức báo cáo gặp trực tiếp hoặc bằng văn bản (gửi trực tiếp, qua fax, Email). Thời gian báo cáo: thứ Sáu hàng tuần.

  • Báo cáo tháng:

Bằng văn bản gửi trực tiếp hoặc qua fax, Email cho Người có trách nhiệm. Thời gian báo cáo vào ngày 05 của tháng tiếp theo.

  • Báo cáo quý:

Báo cáo bằng văn bản. Thời gian gửi báo cáo riêng vào ngày 10 tháng đầu tiêu của quý tiếp theo. Báo cáo chung vào ngày 30 tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

  • Báo cáo 6 tháng:
    • Các đơn vị gửi báo cáo riêng bằng văn bản chậm nhất ngày 10/07 hàng năm (báo cáo 6 tháng đầu năm) và chậm nhất ngày 10 tháng giêng hàng năm (báo cáo 6 tháng cuối năm).
    • Báo cáo chung của Công ty gửi bằng văn bản chậm nhất vào ngày 30 tháng 7 hàng năm (báo cáo 6 tháng đầu năm) và chậm nhất vào ngày 30 tháng giêng hàng năm (báo cáo 6 tháng cuối năm).
  • Báo cáo năm:
    • Các đơn vị gửi báo cáo cùng với thời gian báo cáo 6 tháng cuối năm.
    • Báo cáo chung của Công ty gửi bằng văn bản chậm nhất ngày 15 tháng hai hàng năm.
  • Báo cáo đột xuất: là báo cáo những công việc ngoài kế hoạch, vượt thẩm quyền hoặc do bất khả kháng thiên tai, hỏa hoạn, sự cố kỹ thuật, tại nạn lao động. Hình thức gửi báo cáo bằng văn bản, điện thoại, fax, email. Thời gian gửi báo cáo ngay sau khi có sự cố xẩy ra cho Người có thẩm quyền.

Điều 23:    Chế độ kiểm tra

  1. Đối tượng kiểm tra: Các đơn vị và cá nhân liên quan.
  2. Hình thức kiểm tra:
    • Kiểm tra thường kỳ: Tối đa 1 lần trong năm đối với các đơn vị
    • Kiểm tra đột xuất: theo yêu cầu hoặc có những biểu hiện vi phạm các quy định của Công ty
  3. Nội dung công tác kiểm tra: Việc tổ chức thực hiện các chỉ thị, quy định của Công ty về sản xuất kinh doanh, công tác nghiệp vụ chuyên môn, kỹ thuật, công tác quản lý lao động, tài sản, tài chính,… hoặc kiểm tra, thanh tra do những biểu hiện vi phạm các quy định của Công ty. Nội dung kiểm tra sẽ được gửi trước 07 ngày cho đối tượng bị kiểm tra.
  4. Thành phần đoàn kiểm tra: Trưởng đoàn và các thành viên do Giám đốc chỉ định phụ thuộc vào đối tượng cho nội dung kiểm tra.

Chương V

CƠ SỞ VẬT CHẤT – CHẾ ĐỘ VẬT CHẤT

Điều 24:    Cơ sở vật chất bao gồm: Tài sản (vốn, nhà cửa, đất, phương tiện vận tải, máy móc,…) hạ tầng cơ sở (điện nước, thông tin liên lạc, tin học, trang thiết bị văn phòng, vật dụng v.v…) Công ty sẽ căn cứ vào nhu cầu sản xuất của Công ty và từng đơn vị cũng như khả năng tài chính để đầu tư, trang bị.

Điều 25:    Chế độ vật chất là những vật chất trang bị cho Ban Giám đốc, cán bộ quản lý nghiệp vụ và nhân viên ở các đơn vị để tạo điều kiện cho từng cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

           Chế độ vật chất bao gồm: Trang bị máy móc thông tin liên lạc (điện thoại để bàn, di động, bộ đàm), máy móc văn phòng (photo, máy in), máy tính,… đồ gỗ văn phòng (bàn, ghế, tủ, kệ) máy móc phục vụ cho sinh hoạt (máy điều hòa, quạt, tủ lạnh, máy nước nóng lạnh,…), dụng cụ VPP, BHLĐ cá nhân, quần áo đồng phục..v.v.

           Công ty sẽ ban hành chế độ vật chất cho từng đối tượng, từng đơn vị (quy định sử dụng xe con, điện thoại, định mức VPP và dụng cụ VPP, BHLĐ cá nhân,…v.v).

Điều 26:    Ban hành các văn bản quy chế, quy định, định mức để thực hiện công tác quản lý Công ty

  1. Giám đốc chỉ đạo xây dựng, ký ban hành, tổ chức thực hiện các văn bản sau:
    • Quy chế hoạt động các Chi nhánh và các đơn vị khác (nếu cần)
    • Quy định nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị trực thuộc để cụ thể hóa nhiệm vụ của từng đơn vị
    • Nội quy lao động
    • Tiêu chuẩn chức danh, chuyên môn nghiệp vụ
    • Quy định áp dụng hệ thống thang bảng lương trong Công ty (sau khi được Ban Giám đốc thông qua)
    • Công tác cán bộ thuộc thẩm quyền quản lý của Công ty
    • Quy chế trả lương, thưởng
    • Quy định tuyển dụng lao động, đào tạo, chấm dứt hợp đồng lao động
    • Quy định, định mức kinh tế, kỹ thuật: sử dụng ô tô con, điện thoại, điện nước, sửa chữa bảo trì trụ sở làm việc, cấp phát văn phòng phẩm, mua sắm trang thiết bị văn phòng, công tác văn thư lưu trữ, cấp phát mua sắm vật tư, nhiên liệu, chi phí tiếp khách, hoa hồng cho khách hang, chế độ công tác phí, …v.v

Và quy định, định mức khác phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.

  1. Các văn bản banh hành thuộc ban Giám đốc hoặc Giám đốc không được trái với quy định của Luật doanh nghiệp và Điều liệ tổ chức và hoạt động Công ty.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

 

Điều 27:    Giám đốc có trách nhiệm triển khai phổ biến, hướng dẫn thực hiện quy chế này trong Công ty và đảm bảo các nội dung của quy chế này được phổ biến đến từng người lao động trong Công ty.

Điều 28:    Giám đốc căn cứ vào các nội dung quy định tại các Điểu của Quy chế này để tổ chức, quản lý, điều hành các hoạt động của Công ty theo thẩm quyền.

Điều 29:    Trong quá trình thực hiện có những nội dung nào chưa phù hợp hoặc không mang tính khả thi, Giám đốc tổng hợp và cùng Ban Giám đốc điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung.

Điều 30:    Quy chế này gồm có 06 chương, 30 điều và có hiệu lực từ ngày ký

                                                                                                      TM BAN GIÁM ĐỐC

                                                                                                      GIÁM ĐỐC ĐÃ KÝ